Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026

Bij Studio Routine gaan we zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Hieronder lees je welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze verklaring gaat over jouw contact met onze studio, onze Pilateslessen, het intakeformulier en onze app en boekingsomgeving die door Trainin worden geleverd. Voor onze afzonderlijke website kunnen aanvullende gegevensverwerkingen en cookie-informatie gelden; deze verklaring beschrijft geen nog onbekende websitecookies.

1. Wie is verantwoordelijk?

Studio Routine, een vennootschap onder firma (VOF), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die we voor onze studio gebruiken.

2. Welke gegevens gebruiken we?

Afhankelijk van jouw contact met ons en de functies die je gebruikt, gaat het om:

• Je voor- en achternaam, e-mailadres en een telefoonnummer als je dat opgeeft.
• Account- en klantgegevens die nodig zijn voor registratie en het gebruik van de boekingsomgeving. Adres- of factuurgegevens gebruiken we wanneer die nodig zijn voor een betaling of factuur.
• Geboekte lessen, aanwezigheid, annuleringen, leskaarten, memberships en bijbehorende aankoop- en betaalgegevens.
• Je ervaring met Pilates, trainingsdoelen en voorkeuren die je met ons deelt.
• Informatie over lichamelijke klachten, blessures, zwangerschap of bewegingsbeperkingen, uitsluitend wanneer je die vrijwillig deelt en uitdrukkelijk toestemming geeft voor het vastleggen en gebruiken ervan.
• Berichten die je ons stuurt en gegevens over jouw toestemmings- en afmeldkeuzes.

De app en boekingsomgeving kunnen daarnaast technische gegevens verwerken die nodig zijn om het platform te laten werken en beveiligen, zoals inloggegevens, een IP-adres en apparaat- of foutinformatie. De verwerking door Trainin wordt mede beschreven in de privacyverklaring van Trainin.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Voor het aanmaken van een account, boeken en afrekenen zijn bepaalde gegevens noodzakelijk. Zonder die gegevens kunnen we de betreffende dienst niet leveren. Optionele gegevens, gezondheidsinformatie en toestemming voor nieuwsbrieven zijn geen voorwaarde voor het aanmaken van een account.

4. Gezondheidsinformatie in de intake

Gezondheidsgegevens zijn extra beschermde persoonsgegevens. Je hoeft geen volledige medische voorgeschiedenis, diagnoses, medische documenten of medicatielijsten te delen. Vertel alleen wat relevant is voor de begeleiding tijdens de les.

Het beantwoorden van gezondheidsvragen en het geven van toestemming is vrijwillig. We vragen hiervoor een apart toestemmingsvakje. Alleen akkoord gaan met algemene voorwaarden of kennisnemen van deze privacyverklaring geldt niet als toestemming voor gezondheidsgegevens.

Alleen de studio-eigenaren en instructrices die deze informatie nodig hebben voor jouw begeleiding krijgen toegang. We gebruiken gezondheidsinformatie niet voor nieuwsbrieven, advertenties of profilering.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door ons te mailen. Dan stoppen we met het gebruik en verwijderen we de betreffende informatie, tenzij voor specifieke gegevens een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld als die strikt noodzakelijk zijn voor een juridisch geschil. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerder gebruik.

Als je geen gezondheidsinformatie wilt laten vastleggen, kun je vooraf contact met een instructrice opnemen om je deelname te bespreken. Zonder relevante informatie kunnen we niet altijd beoordelen welke aanpassingen voor jou passend zijn.

5. Trainin, betalingen en andere ontvangers

We delen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel:

• Trainin: voor het aanbieden en beheren van de app, klantregistratie, lesboekingen, memberships en bijbehorende communicatie. Als we nieuwsbrieven via Trainin versturen, gebeurt dat alleen aan mensen die zich daarvoor hebben aangemeld.
• Betaaldienstverleners: voor het verwerken van jouw betaling, waaronder Mollie wanneer jouw betaling via Mollie verloopt. De gekozen betaaldienstverlener wordt bij het afrekenen vermeld. Gezondheidsinformatie is niet nodig voor betalingen en delen we daarvoor niet.
• E-mail- en IT-dienstverleners: voor zakelijke correspondentie en technische ondersteuning. Voor ons Outlook-e-mailadres maken we gebruik van Microsoft.
• Onze administratieve dienstverleners en bevoegde instanties: wanneer dit nodig is voor de administratie of een wettelijke verplichting.

Met partijen die gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken moeten verwerkersafspraken gelden. Dienstverleners kunnen voor bepaalde eigen diensten ook zelfstandig verantwoordelijk zijn; hun eigen privacyverklaring beschrijft dat gebruik. We verkopen jouw persoonsgegevens niet.

Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, mag dat alleen met een geldige wettelijke waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de Europese standaardcontractbepalingen en zo nodig aanvullende maatregelen. Je kunt ons vragen om informatie over de betrokken dienstverlener, de bestemming en de toepasselijke waarborgen.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Voor de gegevens die Studio Routine beheert, hanteren we de volgende termijnen:

Wanneer specifieke gegevens noodzakelijk zijn vanwege een wettelijke verplichting of een lopend juridisch geschil, bewaren we uitsluitend die gegevens zolang dat noodzakelijk is. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze. Verwijdering uit onze studio-administratie betekent niet automatisch dat een zelfstandig Trainin-account dat je ook elders gebruikt wordt verwijderd; daarvoor kun je ook bij Trainin terecht.

7. Nieuwsbrieven en meldingen

We hebben nog niet besloten of we nieuwsbrieven gaan versturen. Als we hiermee starten, vragen we vooraf apart toestemming. Je kunt je vervolgens altijd afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door ons te mailen.

Bevestigingen, annuleringen, roosterwijzigingen en andere noodzakelijke berichten over jouw boeking of membership zijn serviceberichten. Daarvoor is geen nieuwsbriefaanmelding nodig. Pushmeldingen kun je beheren via de beschikbare app- of apparaatinstellingen.

8. Cookies en appfuncties

In de Trainin-boekingsomgeving kunnen cookies of vergelijkbare technieken nodig zijn voor functies zoals inloggen en het onthouden van sessies. Voor andere technieken die toestemming vereisen, moet die vooraf afzonderlijk worden gevraagd. Een verwijzing naar deze privacyverklaring vervangt die toestemming niet.

Deze verklaring geeft geen inventaris van cookies op www.studioroutine.nl. Voor die afzonderlijke website moet informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies en eventuele toestemmingskeuzes beschikbaar zijn.

9. Beveiliging en toegang

We moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang tot klantgegevens beperken we tot mensen die die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Voor gezondheidsinformatie gelden de extra beperkingen uit onderdeel 4.

Vermoed je dat jouw gegevens verkeerd worden gebruikt of onvoldoende zijn beveiligd? Mail ons dan via studioroutine@outlook.com.

10. Jouw privacyrechten

Onder de voorwaarden van de AVG kun je:

• Inzien welke persoonsgegevens we van jou verwerken.
• Onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Gegevens laten verwijderen of het gebruik ervan laten beperken.
• Bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gangbaar digitaal formaat ontvangen, wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt op basis van toestemming of een overeenkomst.
• Toestemming intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.
• Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stuur je verzoek naar studioroutine@outlook.com. Vermeld voldoende informatie om je account te vinden. We kunnen je identiteit op een passende manier controleren; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is, mogen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen. We laten dat binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom.

Studio Routine gebruikt jouw gegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou hebben.

11. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je op een passende manier, bijvoorbeeld via de app of per e-mail. Voor een nieuw doel waarvoor toestemming nodig is, vragen we die opnieuw.